抵制敦促使用電子郵件
在互聯網時代，人們在徵稅時可能會遇到不方便的專業人士和會計師的幫助，這在稅務時期變得越來越普遍。 簡單地通過電子郵件發送必要的信息可能很誘人，但這不是最好的想法。
您需要確保您的稅務文件以最安全可靠的方式交付給您的註冊會計師，註冊代理人或其他稅務專業人員。 稅務文件包含高度敏感的信息，例如您的姓名，地址，您和您的家屬的社會安全號碼，您賺取多少錢以及您在哪裡存款。 這只是為了初學者。 如果這些數據落入了錯誤的手中，您最終可能成為身份盜用的受害者。
以下是確保您的文檔和數據完好無損地保存到目的地的一些提示。
由Beverly Bird於2018年1月更新
01製作一份清單
02製作備份副本
03最佳選擇是手交貨
如果可能的話，您可以親自將您的稅務文件交付給您的會計師，從而為您提供這種老派的策略。 至少，把他們交給他的助理，秘書，接待員或其他辦公室人員。 這消除了他們在傳輸中丟失或被竊聽者攔截的風險。
04郵寄您的文件
由於被包裹在信封裡，您的文件不會受到偶然的竊聽。 打開別人的郵件是犯罪行為，至少在美國是這樣，儘管這可能不會阻止一個確定的犯罪分子，但至少在書本上有法律懲罰罪犯。
也就是說，文件有時會在郵件中丟失或損壞，因此發送您製作的備份副本而不是原件可能是一個好主意。 並考慮使用某種形式的交付或簽名確認，或完全繞過美國郵政服務，並使用交付服務，例如聯邦快遞或UPS。
05傳真您的文件
有一些缺點。 傳真文件有時難以閱讀，稅務專業人員想要做的最後一件事就是坐在那裡猜測一個數字是六位還是八位，或者需要額外時間打電話找出。 如果您只需發送幾頁，傳真效果最佳。 對於較長的文檔，尤其是包含頁面兩側信息的文檔，傳真可能不是最佳解決方案。
06如果您必須使用電子郵件...
檢查您的會計師是否使用安全的文件交換軟件，如LeapFile。 根據位於馬薩諸塞州普羅溫斯敦的會計師Chip Capelli的觀點，許多人都這樣做，這可能會改變遊戲規則。
至少，將稅務文件放在加密的包裝中，如密碼保護的DOC，PDF或ZIP文件。 “掃描所有內容到PDF然後密碼保護它，”Capelli建議。 切勿將您希望保密的信息（例如您的社會安全號碼）作為電子郵件正文中的純文本發送。 如果您不小心將郵件發送到錯誤的地址，或者您的電子郵件被掃描以及服務提供商收集的數據會怎樣？ 採取預防措施確保您的稅務文件有助於保護您的財務狀況。