啟動基本歸檔系統
有很多財務信息需要組織和處理，而簡單的文件系統可以使這一點變得不那麼繁瑣。 您基本上可以將您的所有財務報表分為以下幾類：
- 賬單到期
- 要保留的重要文件
- 物品扔掉或撕碎
這真的很簡單。 您可能需要支付賬單，應該保存的收據或文件，或者可以丟棄的文件。 您要如何組織這些項目取決於您，但它可以像使用標記有上述信息的三個單獨文件夾一樣簡單。
然後，每當您收到郵件或收到其他財務文件時，請花點時間將其放入正確的文件夾中。 這樣你的賬單和重要文件就在一個容易找到的地方。 然後，您可以定期處理文件夾並永久保存重要文件，並折騰或回收您不需要的文件。
保持重要文件的組織
儘管基本檔案系統在保持日常財務狀況方面做得很好，但您仍然希望組織您需要保留的重要項目。 通常，您可以使用帶有單個文件夾的小文件櫃來保持所有內容的順序。
您應該保留一些財務文件的例子：
- 納稅申報表
- 保險政策
- 抵押文件
- 投資和退休賬戶報表
- 擔保或服務合同
多久保留你的文件
既然你需要保留某些文件的副本，你應該保存多久？ 在某些情況下，您可能只需要在短時間內保存一份文件或表格，而其他人則可能需要持續多年。
以下是一些常見的財務文件以及您應該考慮保留的時間。
- 納稅申報表。 當涉及到您的納稅申報表時，建議您保留七年。 如果IRS想要審核您的退貨，他們通常會有3-6年的時間從您提交之日起退回。 保持七年過去的回報將讓你受到保護，讓你的生活更容易，如果你得到審計。 不僅如此，如果您計劃購買房屋，或者需要向貸款人出示收入證明，那麼至少在您的指尖上至少有幾年的數據是很好的。
- 抵押文件。 當你購買一套房子時，你會坐在收盤處並在幾百頁的頁面上籤上你的名字。 一般來說，您將收到一個大文件夾，其中包含您在結束時進行的所有操作。 這些將包括銀行提供貸款的文件，房地產公司的信息，評估和檢查信息等等。 雖然您可能不需要經常提及這些內容，但您應該確實保留這些文檔。 您可能需要在未來提及他們，當您最終出售房屋時，他們可以提供一些有價值的信息。
- 銀行和投資賬戶報表。 如果互聯網有一件好事，那就是您可以隨時提取銀行和投資賬戶報表的電子版本。 這消除了保持您收到的每一條陳述的必要性。 儘管如此，最好審查一下您收到的每份紙質聲明，如果它們是季度性的，則保留它們直到下一個聲明到達。 一旦收到年終或年度報表，您可以安全地折騰所有的月報或季報。 這將減少您需要退出的紙張數量，很可能您可以在線獲取更多副本或撥打快速電話。
- 賬單和收據。 當您收到實用程序和信用卡賬單時，最好在檢查後保存這些信息一年，以確保信息的準確性。 錯誤可能會發生，如果您的聲明副本隨時可用，則可以很容易地糾正錯誤。 收據也是一樣。 您應該保持足夠長的時間與您的銀行對賬單進行比較，以便發現任何錯誤。 當然，除非收據是用於稅收目的的購買。 在這種情況下，您需要將這些收據保留七年，就像審核時的納稅申報表一樣。
保證您的信息安全
身份盜竊已成為近年來的一大難題。 盜賊能夠把你的個人和財務歷史中的點點滴滴，並用它來創造假身份，這可能毀掉你的信用，消耗你的銀行賬戶，否則會給你一個頭痛的問題。 因此，正確保護和處理您的財務數據非常重要。
首先，考慮為您的家庭購買碎紙機。 所有這些舊的水電費賬單甚至未使用的信用卡優惠都可以成為盜賊的首要目標。 通過粉碎未使用的文檔，您可以確保您最大限度地減少了竊取信息的機會。
這也意味著你應該保存你留在家裡的文件。 如果您只是將所有東西都存放在地下室的紙箱中，如果發生洪水，會發生什麼情況？ 多年的數據可能會丟失。 如果發生火災或其他災難，情況也是如此。
雖然無法防範任何可能性，但至少可以獲得堅固耐用，甚至可能防火的文件櫃或鎖定容器，以保證您的文檔相對安全並且不會出現錯誤。 你不需要太過分，但你也不希望所有的東西都坐在壁櫥裡的幾個舊鞋盒裡。
組織起來甚至可以幫助你的繼承人
如果發生了什麼事情，有組織的財務文件可以極大地幫助那些在你離開後會照顧你的事務的人。 這可以簡化您的房地產的安置。 如果你有意願，有一個指示信也很重要，以便執行者知道在哪裡找到這些文件。